Vsak resen dogodek zahteva vsaj minimalno načrtovanje. Če želite organizirati otroško zabavo, večer srečanja diplomantov ali prijateljsko zabavo, morate čas nameniti proračunu, izbiri in pripravi prostorov, razmišljanju o igrah in tekmovanjih. Bolj ko boste skrbno načrtovali, bolj učinkovit in nepozaben bo dogodek.
Navodila
Korak 1
Postavite si jasne in jedrnate cilje. Predstavljati si morate, za koga in zakaj prireditev poteka. Prvi sklop ciljev se nanaša na to, kaj želite doseči. V veliki meri jo določa splošna usmeritev dogodka. Pomislite tudi na cilje, povezane z udeleženci: kaj bodo morali narediti, kakšne naloge itd. Nesmiselno srečanje se lahko spremeni v sivo in dolgočasno zabavo.
2. korak
Oblikujte ekipo, ki bo prevzela odgovornost za organizacijo dogodka. Razdelite funkcije med organizatorje. Nekdo bo odgovoren za izbiro prostorov in njihovo zasnovo. Drugi bodo morali nabaviti potreben material, živila in druge dodatke. Če načrtujete prijateljsko zabavo, boste verjetno potrebovali au pair.
3. korak
Premislite o obliki dogodka in dosledno upoštevajte sprejeto obliko. To je lahko domači poslovni seminar, poslovna zabava, srečanje sošolcev, novoletna ali otroška zabava. Vsaka oblika zahteva ločeno pripravo in premišljeno sestavo udeležencev. Obiskovalci prireditve se morajo zavedati, kaj jih čaka na sestanku. Udeležencev ne bi smeli zavajati.
4. korak
Naredite oceno stroškov. Na seznam vključite stroške najema prostorov, nakupa dodatkov, hrane in plačila storitev tretjih oseb. Upoštevajte vir financiranja dogodka. V najpreprostejšem primeru je rešitev lahko lastniško financiranje vsakega udeleženca. Prodaja vstopnic ali organizacija loterije bo pomagala povrniti resnejši sestanek.
5. korak
Razvijte program dogodkov. Naštejte korake za organizatorje, voditelje in udeležence. Dobro premišljen skript vas bo rešil neprijetnih premorov, vpenjanja in drugih nesporazumov.
6. korak
Pripravite vabila za udeležence. Na tej stopnji bi morali natančno vedeti datum, uro in kraj dogodka. Za uradne dogodke je potrebno predhodno pisno povabilo. Za manj pomembne dogodke je morda dovolj, da pokličete goste s seznama. Priporočljivo je, da to storite nekaj dni pred dogodkom, da bo imel vsakdo čas za spremembe svojih poklicnih in osebnih načrtov.
